Privacy verklaring
U deelt uw persoonsgegevens met ons. Als u zelf met ons contact opneemt of als wij contact met u opnemen in het kader van onze dienstverlening. Wij gaan zorgvuldig om met deze gegevens. In deze verklaring leest u hoe we omgaan met uw gegevens en uw privacy.
- Wie zijn wij?
Sales Butler is een leadgenerator, een dienstverlener die Business to Business leads voor bedrijven genereert. We helpen onze klanten met het maken van afspraken bij prospects / klanten.
- Wat zijn persoonsgegevens en wat is ’verwerken’?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die we met u in verband kunnen brengen. U deelt persoonsgegevens met ons wanneer u klant bij ons bent of wanneer u om andere redenen contact met ons heeft. Denk aan uw naam, uw telefoonnummer of uw e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook het IP-adres van uw computer. Het gaat om gegevens die herleidbaar zijn naar u als persoon.
Als u een zzp’er bent of wanneer u een eenmanszaak, vof of maatschap heeft, dan zijn die gegevens ook persoonsgegevens, want ze zijn direct herleidbaar tot u.
Verwerken is een wettelijk begrip. Het is ook een heel breed begrip. Het gaat namelijk om alles wat u kunt doen met gegevens:
het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.
- Welke persoonsgegevens gebruikt Sales Butler?
Sales Butler gebruikt verschillende categorieën van gegevens.
Gegevens voor de aanvraag en uitvoering van onze diensten en producten
Bij de aanvraag voor diensten van Sales Butler verstrekt u ons gegevens. Deze gegevens leggen wij vast.
Deze gegevens zijn bijvoorbeeld uw naam, adres en woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer.
Gegevens als u contact heeft met Sales Butler
Wij kunnen ook gegevens vastleggen als u contact opneemt met Sales Butler. Bijvoorbeeld als u contact zoekt met Sales Butler, telefonisch, via onze website of via sociale media.
Als u contact met ons zoekt via sociale media bestaat de kans dat u onbedoeld, naast de informatie die u zelf verstrekt, ook andere gegevens met ons deelt. Wij ontvangen dan bijvoorbeeld uw naam, profiel en interesses. De gegevens die worden gedeeld zijn afhankelijk van de voorkeuren die u zelf hebt ingesteld. Wilt u meer informatie over welke gegevens wij ontvangen en over het aanpassen
van uw instellingen? Raadpleeg dan de privacy-policy van de sociale-media-aanbieder.
- Hoe krijgen wij uw gegevens?
Sales Butler kan uw persoonlijke gegevens op verschillende manieren verkrijgen. In de meeste gevallen ontvangen we gegevens direct van u, omdat u deze zelf aan Sales Butler verstrekt. Bijvoorbeeld omdat u informatie opvraagt via onze website, omdat u gebruik wilt maken van onze diensten of omdat u zich hebt ingeschreven voor een nieuwsbrief.
We kunnen ook gegevens gebruiken uit openbare bronnen. Gegevens over bedrijven en hun vertegenwoordigers kunnen we verkrijgen bij de Kamer van Koophandel, maar ook van handelsinformatiebureaus of via het insolventieregister. In het kader van klant- of leveranciersacceptatie kunnen wij ook gebruikmaken van openbare informatie op het internet.
- Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?
5.1 Algemeen
Sales Butler kan haar diensten alleen goed uitvoeren als Sales Butler daarbij persoonsgegevens kan opvragen en vastleggen. Dat is nodig om gerichte informatie te kunnen geven over onze producten en diensten, maar ook voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten, voor fraudebestrijding, het voldoen aan wettelijke bepalingen, voor (statistisch) onderzoek naar het gebruik van de website en online diensten en ter verbetering van de dienstverlening. Hierna lichten we dat verder toe.
5.2 Om onze diensten te kunnen leveren
Sales Butler heeft persoonsgegevens nodig voor een goede uitvoering van de dienstverlening. Met uw persoonsgegevens kunnen we bijvoorbeeld:
- onderzoeken of u klant bij ons kunt worden;
- uw aanvraag of wijziging van een verzekering of andere dienst beoordelen. De aanvraag voor onze diensten gaat vaak digitaal, via een geautomatiseerde verwerking. U kunt altijd contact met ons opnemen over de uitkomst van de beoordeling;
- contact met u opnemen of namens u een wederpartij aanschrijven;
- uw gegevens goed in onze administratie zetten en bijwerken als er wijzigingen zijn.
De rechtmatige grondslag voor het verwerken van uw gegevens is in deze gevallen de overeenkomst die we met u aangaan.
5.3 Marketing
We brengen onze klanten graag op de hoogte van onze oplossingen. Bijvoorbeeld via een nieuwsbrief, per e-mail, via onze website en via gepersonaliseerde advertenties. Daarvoor gebruiken we persoonsgegevens. Uw persoonsgegevens kunnen worden gebruikt voor onze marketingactiviteiten. Sales Butler heeft een centrale klantenadministratie. De gegevens die we zelf hebben ontvangen, kunnen worden aangevuld met openbare bronnen.
Daarbij houdt Sales Butler rekening met uw voorkeuren. Wij vinden het belangrijk dat wij informatie toesturen die voor u relevant is. Met dat doel verzamelen wij via onze commerciële e-mail en
nieuwsbrieven op persoonsniveau voorkeuren en gedragsgegevens (‘open- en klikgedrag’). Als u geen commerciële informatie van Sales Butler wilt ontvangen, kan dat uiteraard. Onder ‘uw rechten’ leest u hieronder hoe u zich af kunt melden van het ontvangen van commerciële e-mail en /of nieuwsbrieven.
De rechtmatige grondslag voor het verwerken van gegevens voor deze doeleinden is het gerechtvaardigd belang van Sales Butler bij het onderhouden en vergroten van ons klantenbestand.
5.4 Telefoongesprekken
Telefoongesprekken kunnen door Sales Butler worden vastgelegd en bewaard voor onder meer de volgende doeleinden:
– soms is het nodig om een gesprek op te nemen om mondelinge afspraken goed vast te leggen en om bewijs daarvan te kunnen leveren;
– We nemen gesprekken op voor het evalueren of verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening of voor trainings-, coaching- en beoordelingsdoeleinden.
De rechtmatige grondslag voor het verzamelen van deze gegevens is dus in sommige gevallen de overeenkomst en in andere gevallen het gerechtvaardigd belang van Sales Butler om de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen en te verbeteren.
5.5 Voor (statistisch) onderzoek en ter verbetering van de dienstverlening
We gebruiken gegevens ook voor onderzoek, voor productverbetering en verbetering van onze dienstverlening. Dat doen we door die te combineren en te analyseren. Die analyses brengen ons op nieuwe ideeën en betere oplossingen. Zo kunnen we:
- de oorzaak van klachten oplossen, pagina’s en formulieren op onze websites verbeteren en processen versnellen;
- nieuwe diensten ontwikkelen en bestaande diensten verbeteren.
Bij het analyseren gebruiken we alleen de gegevens die we daarvoor nodig hebben. En we kunnen gegevens bundelen op een bepaald abstractieniveau (aggregeren), versleutelen (pseudonimiseren) of anoniem maken om de eventuele risico’s van het gebruik van deze gegevens te beperken.
Ook maken we van klanten met dezelfde eigenschappen of hetzelfde gedrag verschillende groepen (profielen). Daar kunnen we dan op inspelen. We kiezen welke service het beste bij een groep klanten past. Ons aanbod stemmen we daarop af.
De rechtmatige grondslag voor het verzamelen van deze gegevens is het gerechtvaardigd belang van Sales Butler.
- Van wie hebben we persoonsgegevens?
We verwerken persoonsgegeven van onze klanten. Bijvoorbeeld omdat u direct of indirect contact hebt (gehad) met ons. Ook verwerken we gegevens van contactpersonen en vertegenwoordigers van onze zakelijke klanten en van leveranciers.
- Hoe gaat Sales Butler om met persoonsgegevens?
Sales Butler legt alleen de noodzakelijke persoonsgegevens vast,. Sales Butler neemt bovendien de benodigde technische en organisatorische maatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Voorbeelden van beveiligingsmaatregelen zijn logische toegangsbeveiliging, beheer van autorisaties, versleutelen van persoonsgegevens, intensief monitoren van websites en infrastructuur op beveiligingslekken, gebruik van firewalls en afspraken met leveranciers over informatiebeveiliging.
Medewerkers van Sales Butler en eventuele derden die kennis kunnen nemen van de door Sales Butler vastgelegde gegevens, zijn gehouden tot geheimhouding van deze informatie. Alleen geautoriseerd personeel mag gegevens inzien en bewerken. Dat mag ook alleen voor zover dat noodzakelijk is voor een adequate uitvoering van de werkzaamheden.
Daarnaast zorgen we voor goede beveiliging. Denk aan gebruikersnamen, wachtwoorden, en controlevragen. En we investeren in middelen die u en ons beschermen tegen allerlei vormen van criminaliteit.
- Bewaartermijnen
Sales Butler bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor uw gegevens zijn verkregen en verder worden verwerkt, tenzij de wet ons verplicht gegevens langer te bewaren. Iedere ondernemer is bijvoorbeeld wettelijk verplicht zijn administratie zeven jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).
De bewaartermijn die Sales Butler hanteert kan per doel verschillen en is ook afhankelijk van de aard van de gegevens. Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, op zodanige wijze dat die niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn. Geanonimiseerde gegevens gebruiken we na afloop van de bewaartermijn alleen voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.
- Uw rechten. Hoe kunt u uw persoonlijke gegevens bekijken, aanpassen of een klacht indienen?
U kunt bij ons een verzoek indienen tot inzage, rectificatie, beperking of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen het feit dat Sales Butler uw gegevens verwerkt of een verzoek indienen om uw gegevens over te dragen. Maar ook als u Sales Butler toestemming hebt verleend tot het verwerken van uw persoonsgegevens en deze toestemming wil intrekken.
Sales Butler stuurt u zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, een reactie op uw verzoek. Sales Butler zal u steeds laten weten hoe het verzoek wordt behandeld en wat de uitkomst daarvan is.
Voor meer informatie of klachten over privacy, kunt u ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
U kunt ons ook laten weten dat uw persoonsgegevens niet gebruikt mogen worden voor marketingactiviteiten of uw verleende toestemming voor het gebruik van een e-mailadres intrekken. Dat kan via het formulier afmelden “afmelden commerciële informatie”
Daarnaast kunt u zich altijd afmelden voor de ontvangst van commerciële e-mailberichten van Sales Butler via een afmeldlink in het bericht zelf.
- Verstrekking van gegevens aan derden
Alleen als het nodig is, delen wij gegevens met derden. Dat doen we bijvoorbeeld wanneer dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de dienstverlening door Sales Butler, bij het bestrijden van verzekeringsfraude of als de wet- en regelgeving dat vereist.
10.1 Fraudebestrijding en wettelijke verplichtingen
Uitsluitend wanneer wij hiertoe wettelijk worden verplicht, worden persoonsgegevens verstrekt aan toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties. In alle gevallen zal Sales Butler passende maatregelen treffen om de vertrouwelijkheid en de beveiliging van de gegevens zoveel mogelijk te waarborgen.
10.2 Ondersteunende diensten
Voor het leveren van onze diensten maken we gebruik van derden, zoals IT-leveranciers, sociaalnetwerkproviders, marketingbureaus, creditcardmaatschappijen en screeningsdiensten. Wij maken goede afspraken met dergelijke partijen voordat wij de gegevens aan hen verstrekken. Zij zijn verplicht de gegevens te beschermen en mogen die alleen verwerken in overeenstemming met onze instructies.
10.3 Verstrekking aan andere landen
Sales Butler kan persoonsgegevens overdragen aan andere landen. Wij doen dat alleen als het noodzakelijk is voor onze dienstverlening ofwel wanneer we daartoe verplicht zijn op grond van wet en regelgeving. De wetgeving biedt niet in alle landen dezelfde mate van bescherming van persoonsgegevens. Daar waar nodig zorgt Sales Butler ervoor dat er adequate veiligheidsvoorzieningen aanwezig zijn voordat de gegevens worden overgedragen.
10.5 Andere websites
Op de websites van Sales Butler kunt u als service regelmatig hyperlinks aan naar websites van derden aantreffen. Sales Butler kan geen verantwoordelijkheid dragen voor de omgang met uw gegevens door die partijen. Lees hiervoor, indien aanwezig, het privacy statement van de betreffende site.
- Datalekken
Een datalek is een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens. Sales Butler is verplicht om een datalek binnen 72 uur te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en bij degenen van wie de gegevens zijn en/of degenen die ze gebruiken. Die verplichting geldt niet wanneer het niet
waarschijnlijk is dat de inbreuk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betreffende personen. Datalekken worden bij Sales Butler altijd intern geregistreerd en beoordeeld. Per geval wordt vastgesteld welke actie er nodig is om de risico’s voor de betrokkenen zo goed mogelijk te beperken.
Het is belangrijk dat alle datalekken die betrekking hebben op persoonsgegevens die door Sales Butler worden verwerkt bij Sales Butler worden gemeld en beoordeeld, zodat we daar actie op kunnen ondernemen. U kunt datalekken melden op butler@salesbutler.nl, of melden bij onze Functionaris voor de Gegevensbescherming, directie of afdeling hr.
Vragen of opmerkingen
Hebt u vragen of opmerkingen over ons privacy beleid? Richt die aan: Sales Butler, Bergweg 55B, 3037EB te Rotterdam
Wijzigingen
Sales Butler behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement, bijvoorbeeld vanwege nieuwe ontwikkelingen, online diensten of om conformiteit aan wet- en regelgeving te waarborgen. Deze wijzigingen zullen bekend worden gemaakt op onze website.
Laatst gewijzigd: februari 2019